Kata Komunikasi bukan lagi kata baru bagi kita. Karena komunikasi sudah merupakan bagian penting dalam setiap gerak hidup kita. Komunikasi lebih dirasakan lagi pentingnya bagi para organisatoris, tidak peduli bagaimana bentuknya dan apa tujuannya, adalah ditopang, disatukan dan melakukan fungsinya melalui proses komunikasi. Tanpa komunikasi, tak akan ada interaksi antara perorangan, tak ada kelompok – kelompok, tak ada pemerintah, bahkan tak ada suatu masyarakat seperti yang kita kenal dewasa ini.
Komunikasi antar manusia ternyata merupakan problem utama dari setiap organisasi. Adanya kesalahan komunikasi dapat merugikan, bahkan kalau dapat dinilai dalam bentuk uang, tidak mustahil mencapai nilai berjuta Rupiah. Seorang Pembina dalam tugasnya ternyata menggunakan sebagian besar waktunya untuk memotivir, memberi penjelasan berbicara dan mendengarkan orang, ketrampilan utama baginya ialah kemampuan berkomunikasi secara effektif . “Membaca” orang dan mengetahui bagaimana melaksanakan sesuatu dengan baik melalui manusia – manusia. Tulisan berikut ini ingin membahas yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi.
Komunikasi berasal dari kata Communi = SAMA.
Antar individu, komunikasi berarti :
“ pesan yang akan disampaikan oleh komunikator (pengirim pesan) haruslah diterima dan dimengerti sama oleh komunikan (penerima pesan)”.
Bagi organisasi, komunikasi berarti :
“ Saluran untuk melakukan dan menerima pengaruh, mekanisme, perubahan, serta alat untuk mendorong dan mempertinggi motivasi dan merupakan perantara / sarana yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan.
Dengan demikian dapatlah disimpulakn, jika kita mengadakan komunikasi berarti ada tujuan yang dapat berupa :
- Kita menghendaki seseorang berbuat sesuatu, dan atau
- Kita menghendaki seseorang berfikir atau merasakan sesuatu cara tertentu
Untuk mencapai tujuan itu kita melalui suatu proses selama kita melakukan aktivitas komunikasi. Proses itu dapat digambarkan demikian :
- Pengirim pesan merasakan suatu kebutuhan untuk melakukan komunikasi. Kemudian ia menyusun keinginan – keinginan tersebut dalam lambang – lambang atau kata – kata.
- Langkah berikut pengirim pesan menyampaikan atau menyalurkan tanda – tanda itu melalui gelombang – gelombang udara yang menjadi perantara atau saluran.
Misalnya : jika pengirim pesan menulis nota, maka kertas dan pensillah yang menjadi salurannya.
- Bagi penerima pesan, ketika ia mendengar tanda – tanda itu, segera memberi arti kepada tanda – tanda itu, menjadi berarti baginya
- Akhirnya pengirim pesan dapat mengatakan ia sudah mengkomunikasikan pesannya, jika terjadi reaksi dari penerima pesan, sesuai dengan yang diinginkannya. Reaksi penerima pesan ini dikenal dengan umpan balik.
Kelancaran proses komunikasi amat dipengaruhi oleh persamaan bidang – bidang pengalaman pengirim dan penerima pesan. Tetapi kita sadar bahwa persamaan ini tidak terjadi begitu saja, terutama jika kita masuk dalam proses komunikasi dengan orang yang baru saja kita kenal. Karenanya harus ada usaha – usaha untu menyampaikan pengalaman tadi, baik datangnya dari pengirim maupun penerima pesan.
Usaha – usaha itu mencakup :
Pengenalan Terhadap Diri Sendiri
Pengertian terhadap diri sendiri merupakan dasar utama untuk suatu proses komunikasi yang efektif. Kita mempunyai keyakinan – keyakinan tertentu tentang diri kita. Kumpulan dari keyakinan – keyakinan tentang siapa dan apa , kita akan membuat atau membentuk gambaran diri kita. Gambaran dari ini tersusun dari presepsi – presepsi jasmaniah dan sosial diri kita , yang kita peroleh melalui pengaruh atau interaksi kita dengan orang lain, dan yang sudah tersusun kuat oleh pengalaman – pengalaman kita. Gambaran diri yang lemah, kecil, tak berarti, menyulitkan untuk berkomunikasi.
Pengenalan Terhadap Orang Lain
Jika akan mengerti gambaran diri orang lain, cobalah menerima dan memakai kerangka referensi pikirannya, dan perhatikanlah sudut pandangan yang lain.
Ini berarti kita tidak hanya menempatkan diri sendiri ditempat orang lain seperti penyesuaian diri yang biasa. Tetapi jauh lebih dalam lagi, yaitu kita berusaha memahami dan menyelami pikirannya, melihat dunianya, dan merasakan untuk dan tentang orang lain adalah baik dan dikehendaki, tapi bepikir dan merasa bersama dia adalah jauh lebih baik dan produktif.
Memang akan ada resiko yang besar, yaitu kita akan semakin tidak setuju dengan apa yang kita lihat dan dengar melalui proses seperti itu. Tapi tujuan dari usaha kita untuk keluar dari sarang ego kita dan memasuki ego orang lain, aialh untuk memahami jiwanya, bukan selalu untuk memperoleh perseuaian.
Sekali kita sudah mengembangkan pengertian atau pemahaman tentang :
- bagaimana orang lain melihat realita,
- bagaimana orang lain melihat dan menanggapi dirinya,
- bagaimana dia menilai hubungan timbal balik diri kita dengan dia;
Dengan demikian, kita akan sanggup untuk membentuk komunikasi kita menjadi komunikasi yang betul – betul efektif. Kita akan terhindari dari perangkap yang sering terjadi yaitu berbicara pada diri sendiri. Apalagi sebagai seorang manajer, tujuan kita ialah untuk mengadakan komunikasi, bukan untuk menimbulkan atau memberi kesan. Komunikasi yang efektif bukanlah suatu kontes bersilat lidah atau usaha permainan kata – kata, melalui komunikasi seorang manajer berusaha untuk membangun satu team kerjasama yang akan mencapai tujuan bersama.
Kemauan untuk Mendengarkan
Mendengarkan di sini bukan hanya sekedar ‘to hear’, tetapi lebih kepada ‘to listen’, yang berarti kita tidak hanya menggunakan telinga kita, tetapi mengerahkan seluruh indera yang kita miliki untuk mendengarkan.
Beberapa prinsip yang dapat membantu untuk menjadi pendengar yang baik, adalah :
- Pendengar harus mempunyai alas an dan kesediaan untuk mendengarkan.
- Pendengar harus sanggup dan bersedia menunda penilaiannya sampai pihak pembicara selesai menyampaikan komunikasinya secara lengkap.
- Pendengar harus sanggup dan bersedia mengabaikan hal-hal lain yang akan merebut perhatiannya (suara lain, pemandangan lain, orang lain), dan memberikan perhatian penuh kepada pihak yang sedang berkomunikasi dengannya.
- Pendengar harus sanggup untuk tidak memotong pembicaraan, di tengah – tengah pembicaraannya.
- Pendengar hendaknya mencari intisari dari pada apa yang hendak disampaikan oleh pembicara.
- Pendengar hendaknya siap memberikan tanggapan terhadap pembicaraan yang disampaikan kepadanya.
Kemauan untuk Memberikan Pernyataan Secara Jelas
Pada hakekatnya tujuan komunikasi adalah menyampaikan isi hati dan pikiran kita kepada orang lain, agar ia dapat berbuat sesuatu atau agar ia bersedia berpikir dan atau merasakan sesuatu. Karenanya, pernyataan kita haruslah jelas bagi pihak pendengar. Istilah – istilah yang kita gunakan haruslah sama dimengerti oleh pihak pendengar, bukan serampangan saja, agar tidak dimengerti oleh pendengar.
Kemauan dan Kesanggupan Memberikan Umpan-Balik
Umpan-balik merupakan tanggapan pendengar terhadap pembicara, Umpan-balik yang tepat pertanda keberhasilan suatu proses komunikasi. Tidak jarang ditemui kesulitan untuk menerima dan memberikan umpan-balik, karena pengaruh-pengaruh seperti; kurang pengalaman, keragu-raguan, karena natura dan nilai sosial yang ada, keengganan karena adanya resiko yang harus diambil, kekhawatiran dalam melontarkan dan menangkap umpan balik, karena tata cara dalam organisasi, merupakan faktor-faktor yang dominan untuk memberikan dan menerim umpan balik.
Bila umpan-balik diberikan dan diterima berarti membuka daerah buta dan rahasia. Berarti daerah terbuka menjadi lebih luas, tapi tidak berarti bahwa seluruhnya akan terbuka, Karena tak semua hal ada hubungannya dengan kita dan teman kita.
Beberapa pedoman dalam memberi dan menerima umpan-balik :
A. PEMBERI
- Memperhatikan kesiapan artinya hanya memberi pada mereka yang siap menerima umpan-balik atau yang secara kongkrit memintanya.
- Menggambarkan atau memberi fakta dan bukan memberikan tafsiran.
- Hanya memberi fakta yang masih hangat dan baru saja terjadi.
- Mengingat waktu yang tepat.
- Memberi yang baru bagi si penerima, jangan hal – hal yang sudah diketahui.
- Menyangkut hal – hal yang memang dapat diubah.
- Jangan ada presensi untuk merubah, apalagi memerintahkan segera ada perubahan.
- Jangan terlalu banyak hal.
- Siap untuk membantu.
- Yang lebih jangan hal yang umum.
B. PENERIMA
- Nyatakan secara tegas dalam hal apa umpan-balik yang diperlukan, Cek kembali apa yang saudara dengar.
- Berikan tanggapan saudara terhadap umpan-balik yang diberikan.
Kemauan Membuka Diri
Kemauan membuka diri disini berarti kemampuan berbicara secara jujur lengkap dan tentang keadaan dirinya . Terutama keberanian mengungkapkan emosi yang dirasakan , misalnya marah.
Menerima rasa amarah, hanya merupakan usaha penundaan yang tidak berarti, karena pada saat ia meledak kita tidak dapat lagi mengendalikannya. Padahal amarah (walaupun dipendam) dapat mewarnai suatu komunikasi, karenanya perlu disalurkan dengan cara yang membangun. Untuk dapat melampiaskan rasa amarah ke arah yang membangun, usaha berikut dapat membantu, yaitu :
- Sadarlah akan emosi diri sendiri.
- Akuilah adanya emosi itu, jangan abaikan atau menyangkal. Miliki emosi itu dan kembangkan rasa tanggung jawab terhadap akibat emosi itu.
- Kenalilah emosi sendiri jangan mencari cara untuk menunjukkan kesalahan orang lain dan memenangkan diri sendiri dalam pertengkaran.
- Ucapkanlah isi emosi sendiri, supaya seimbang antara pernyataan, pikiran, dan perbuatan.
- Integrasikanlah emosi, pikiran dan kemauan, supaya pelampiasannya terarah dan kita belajar menumbuhkan pribadi sendiri.
III. RINTANGAN – RINTANGAN KOMUNIKASI
Sekalipun kita sudah mengetahui usaha – usaha untuk memperlancar proses komunikasi, belumlah menjamin bahwa komunikasi yang kita lakukan akan berhasil tanpa ada kesalahan atau penyelewengan. Karena pada waktu berhubungan dengan orang lain ada beberapa rintangan-rintangan yang dapat timbul dan menyebabkan komunikasi tidak berjalan sempurna. Rintangan itu mungkin berasal dari lingkungan sekitar, emosi diri, pihak – pihak yang terlibat, kesulitan bahasa, dan masih banyak lagi. Walaupun sulit melakukan komunikasi secara sempurna, tetapi dengan kita ketahui dan sadari rintangan-rintangan yang dapat timbul, akan membantu kita meningkatkan efektivitas komunikasi.
Para ahli komunikasi telah mengemukakan rintangan-rintangan yang sering timbul dalam proses komunikasi, antara lain :
Sifat egois :
Sifat selalu memikirkan kepentingan diri sendiri, tindakan atau kebijaksanaan yang diambil didasari pertimbangan pribadi, sehingga cenderung kurang menghargai keterangan – keterangan yang dikomunikasikan orang lain. Emosional :
Emosi seseorang atau kelompok yang terlibat dalam proses komunikasi amat mempengeruhi proses komunikasi. Orang yang emosional akan mudah tersinggung dan cenderung menilai sesuatu dari segi negatip, yang tentunya tidak menghasilkan komunikasi yang efektif.
Hubungan yang tidak serasi antar pengirim dan penerima pesan :
Akibat dari ini ialah adanya kecurigaan dan selalu menghubungkan segala sesuatu dengan hal – hal yang bersifat negative.
Pengalaman Lampau yang tidak baik :
Seorang pengirim pesan yang pernah menimbulkan kesan jelek, akan jauh lebih sulit mengkomunikasikan pesan-pesannya. Misalnya pernah bebohong sewaktu menyampaikan pesannya, pada saat ia akan menyampaikan pesan lagi, sulit bagi pendengarnya untuk percaya, sekalipun apa yang ingin disampaikannya benar. Pengalaman masa lampau yang jelek akan menghambat komunikasi, tetapi pengalaman lampau yang baik akan lebih memudahkan komunikasi.
Lingkungan Fisik yang kurang menguntungkan :
Tempat yang pengap, hujan yang deras, udara yang panas, suasana yang gaduh membuat orang sulit untuk konsentrasi sewaktu memberikan dan menerima pesan.
Perbedaan status sosial :
Harus diakui bahwa perbedaan tingkat pendidikan dan tata budaya, merupakan hambatan yang paling sering ditemui. Orang-orang yang datang dari tingkat pendidikan yang setarap, keadaan ekonomi dan tata budaya yang sama, akan jauh lebih mudah melakukan komunikasi. Sedangkan kelompok atau orang-orang yang berbeda tingkat pendidikan, keadaan ekonomi, serta tata-budayanya, lebih sering mengalami jurang komunikasi.
Permusuhan :
Apabila kita dalam kondisi marah pada seseorang, yang juga berarti kita dalam situasi permusuhan, sebagai pengirim pesan kita cenderung memilih kata – kata yang tajam, dan penerima pesan cenderung menafsirkan pesan tersebut sebagai serangan. Proses komunikasi otomatis berhenti.
Charisma :
Karunia yang dimiliki seorang pengirim pesan sehingga ia dapat menyampaikan pesannya dengan cara yang begitu menyakinkan dan menarik, cenderung mengakibatkan penerima pesan terpuakau dan tidak bertanya lebih lanjut, walaupun pada akhirnya ia sadar bahwa tidak ada yang dimengertinya dari pesan yang diberikan padanya.
Merupakan gambaran tertentu mengenai pribadi seseorang menurut golongannya, yang bersifat negatip. Menghadapi seseorang yang disteretotipkan ke dalam suku bangsa tertentu yang disamaratakan sebagai penipu, jorok, akan merintangi komunikasi.
Misalnya : Seorang pemuda yang berambut gondrong, sulit berkomunikasi dengan polisi yang terlanjur menstereotipkannya dengan gerombolan pemuda nakal.
No comments:
Post a Comment